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Cómo organizar un evento: 10 consejos para que sea un éxito

¿Estás pensando en organizar un evento? Si te has enfrentado antes a esta difícil tarea, seguramente ya sabrás que no nada simple, ya que por lo general nada funciona según lo planeado y te tendrás que enfrentar a varios desafíos para que todo vaya sobre ruedas.

Existen 10 tips clave que puedes tener en cuenta para que finalmente todo resulte según lo planeado. ¡Vamos a ello!

10 consejos para organizar un evento y que sea un éxito

1. Define el objetivo y el formato de tu evento

Parece obvio, pero para organizar eventos y que estos resulten ser todo un éxito es necesario que decidas cuál va a ser el objetivo principal de tu evento y resuelvas las siguientes preguntas:

– ¿Qué deseas transmitir con tu evento? 

No es lo mismo organizar un evento para agradecer a tus clientes, que uno para recaudar fondos para un proyecto o para ofrecer a tus invitados solo una experiencia estética o sensorial. 

Todo el formato del evento dependerá de las respuesta que le des a la pregunta anterior: el concepto en torno al que girará, la duración y el momento en el que se llevará a cabo, la distribución de tareas dentro del equipo, el diseño del espacio, el catering y el sonido.

Te recomendamos no quedarte en los formatos tradicionales y ponerle creatividad para que puedas lograr el objetivo del evento con creces.

2. Enfócate en la planificación

Gran parte de lo que implica organizar un evento incluye la planificación de la logística, del contenido y de la promoción que le vayas a dar a tu evento. Crea un tablero o documento donde todas las personas implicadas puedan ver las tareas de los demás y la vista general de la planificación. 

Primero, prepara una lista con las tareas principales y luego añade en ellas los detalles, con tareas específicas que deben realizarse para dar la tarea principal por completada. 

Otra cosa muy importante a tener en cuenta a la hora de organizar un evento es el tiempo en el que el plan deberá ejecutarse y el tiempo requerido para cada tarea.

Para llevar a cabo esta punto puedes ayudarte de apps para la organización de tareas como Asana, Trello, Todoist, Podio, GanttPro o incluso una plantilla Excel en Google Drive puede ser de gran utilidad.

3. Organiza tu presupuesto teniendo en cuenta los imprevistos

Observa en detalle la lista de tareas que has creado y determina un presupuesto. También vale la pena tener en mente una alternativa en caso de situaciones imprevisibles. Por ejemplo, si estás organizando un evento al aire libre, ten visto un espacio cubierto por si acaso ese día llueva.

Es mejor pensar en esta clase de imprevistos con anticipación y tenerlos incluidos en el presupuesto a la hora de organizar un evento.

4. El secreto está en los detalles

Si quieres sorprender gratamente a tus invitados, piensa hasta en el más mínimo detalle: cómo será el proceso de registro para entrar, quién los saludará y cómo al momento de llegar, qué música va a sonar, si tendrás un photocall, cómo irá vestido el equipo de organización del evento y qué hacer durante los descansos.

Intenta sorprender a las personas que asistan a tu evento y crea el deseado efecto “Wow”, y supera las expectativas de la gente hasta en las cosas más comunes.

5. Verifica la ubicación de tu evento y ten preparado un plan B

Esto es un regla de oro a la hora de organizar un evento: siempre verifica y examina personalmente el lugar donde va a tener lugar tu evento.

Puede suceder que en el momento más inapropiado deje de funcionar el aire acondicionado, o que no haya baños adaptados para personas con discapacidad o que el equipo no cabe por la puerta. Intenta pensar en todo lo anterior para poder resolver los problemas que se te presenten con anticipación.

Además, en el caso de que a última hora no puedas contar con el espacio, ten previsto lugar donde poder montar tu evento.

6. Asigna responsabilidades

Uno de los puntos más importantes a la hora de organizar un evento es distribuir las tareas a realizar entre los miembros del equipo y no solamente durante la etapa de preparación, sino que también durante el evento mismo.

Por ejemplo, podrías distribuir responsabilidades por zona: una persona persona responsable de la zona de llegada, otra persona para saludar a quienes van a impartir las charlas, otra persona encargada de todo el equipo, otra para el catering, otra persona encargada para atender a la prensa, etc.

Entrega a cada miembro del equipo un documento con sus responsabilidades para que quede claro a quién hay que acudir dependiendo del problema que se presente.

7. Comunica tu evento a tu audiencia

No subestimes el tiempo que se necesita para promocionar de manera exitosa el evento que estás organizando. El tipo de evento, su público objetivo, los recursos internos y el presupuesto que vas a destinar a esto van a ser determinantes a la hora de definir la estrategia de marketing que vas a utilizar para publicitar tu evento.

A la hora de elegir a tus patrocinadores, concéntrate en aquellos que se dirigen a tu audiencia. Es mejor tener pocos pero específicos, en lugar de hablar del evento a patrocinadores que no llegarán a tu audiencia.

También es muy importante que pienses en un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales que elijas para la promoción. Este mensaje debe ser breve y debe transmitir con precisión la idea del evento a tu audiencia.

8. La atención a tus asistentes es clave

Asegúrate que tu equipo sea profesional y amigable con los asistentes al evento, con los oradores y con los patrocinadores. Trata de resolver sus problemas y contestar a sus preguntas, incluso si los ánimos están bajos y no está funcionando todo según lo planeado. Al final, lo que recordarán las personas que hayan asistido a tu evento será el trato que recibieron y la atmósfera.

9. Haz un control final 24 horas antes

Otro tip clave a la hora de organizar un evento con éxito: asegúrate de informar a las personas que asistirán cómo llegar al lugar, invitar a todas las personas, preparar bien los materiales impresos, así como el contenido audiovisual.

Verifica que cada persona de tu equipo comprende las tareas que le han sido asignadas y sus respectivas responsabilidades, y comprueba que el lugar está preparado.

Imprime copias del programa del evento y repártelas entre tu equipo. Además, distribuye un número de teléfono de contacto principal para que puedan llamar en caso de emergencia.

10. Recopila comentarios e impresiones

Este es el paso final, pero muy útil si vas pretendes organizar un evento con frecuencia. Tener una evaluación objetiva sobre cómo resultó todo es muy útil para no volver a cometer los mismos errores y mejorar la calidad de tus eventos.

Una vez acabado el evento, solicita a las personas participantes que completen un formulario de evaluación cuando lleguen a casa donde evalúen los principales aspectos: la logística, la calidad de los oradores, el espacio donde se llevó a cabo y el trabajo del equipo de la organización. 

Si es posible, consigue comentarios a través de las redes sociales o graba vídeo reseñas, que te serán muy útiles si luego repites el evento.

Esperamos que estos consejos te ayuden a organizar un evento y que resulte ser todo un éxito. 

¿Y tú, tienes experiencia en organizar un evento? Cuéntalo en los comentarios.

 

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