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Cómo organizar el trabajo

Mantener organización eficaz en el trabajo mejora la productividad y reduce el estrés. Si te estás preguntando cómo organizar el trabajo, has llegado al sitio correcto.

Con estos 15 tips sobre cómo organizar el trabajo agilizarás tu vida laboral y verás cambios positivos en tu productividad en poco tiempo. ¡Empezamos!

15 tips para organizar el trabajo

Usa una app para organizar tareas

Comienza a utilizar un calendario basado en la nube como por ejemplo, Google Calendar, y una app para organizar tareas como podrían ser Trello o Todoist. Utilizalas para mantenerte al día, hacer un seguimiento de tus reuniones y para organizar tus tareas mensuales y diarias.

Eso sí, ¡cuidado! no te hagas con muchas porque puedes distraerte y perder el foco principal, que es mejorar tu organización en el trabajo.

2. Evita la multitarea, también conocida como multitasking

Sabemos que seguramente tienes muchas tareas, muchas de ellas urgentes y todas importantes. Pero un tip fundamental para organizar el trabajo es hacer una tarea a la vez. Puede parecer contradictorio, pero en realidad se hace menos cuando se realizan múltiples tareas.

¿Por qué? Esto es porque tu atención  está dividida, por lo que no estás concentrándote al 100% en el trabajo. Además, lleva más tiempo completar tareas juntas que completar una tarea y luego centrar tu foco y en la otra.

3. Mantén tu bandeja de e-mail bajo control para organizar el trabajo

Cuando estás concentrada en un proyecto o tarea en particular es muy fácil descuidar la bandeja de entrada de tu e-mail. Resiste al impulso de posponer la revisión de tu correo electrónico y crea carpetas para mensajes de trabajo, personales y de otro tipo.

Si eres de las personas que están pendientes del correo, también resiste e al impulso de revisarlo cada 5 minutos y fija un horario para leer y responder los e-mails.

Fija unos minutos al principio, a la mitad y al final del día para leer, responder, eliminar la basura y archivar los emails. Con una bandeja de entrada despejada, organizar el trabajo será mucho más sencillo y menos abrumador.

4. Diseña un plan semanal para organizar el trabajo

Reserva al menos 15 minutos al terminar tu jornada laboral semanal para planificar lo que harás de lunes a viernes de la semana que sigue. No es necesario que entres en muchos detalles, solo intenta escribir una tarea para la mañana y otra tarea para la tarde de cada día.

5. Diseña un plan diario

Al comenzar cada día de trabajo, planifica las actividades específicas que quieras llevar a cabo. Por ejemplo, si sabes que vas a trabajar en determinado proyecto, establece algunos objetivos para ir alcanzando a medida que desarrollas el proyecto.

6. Tomar descansos también te ayudará a organizar el trabajo

Es necesario tener unos niveles de energía aceptables para mantener una organización eficaz en el trabajo, por lo que descansar es fundamental. Programar descansos cortos durante el día te permitirá recargar tus pilas durante las tareas difíciles y mantener un nivel de energía alto.

7. Silencia tu teléfono

Si puedes, desactiva las notificaciones de tu teléfono y silencia las llamadas. No hay nada que distraiga más que tu teléfono sonando a cada rato. Además, si eres tú quién no puede controlar las ganas de entrar a Facebook, a WhatsApp o a Twitter para enterarte de lo que está pasado fuera, lo mejor es que intentes guardarlo en un cajón.

8. Haz una selección de tus materiales de escritorio

Tener tu escritorio abarrotado de materiales de oficina puede transformarse en un obstáculo para tu productividad. Deshazte de lo que no utilizas y deja solo los materiales imprescindibles para hacer tu trabajo.

9. Intenta no utilizar papel

No solo te lo agradecerá el planeta, sino que también es una forma más eficiente de organizar el trabajo. El papel ocupa una gran cantidad de espacio en cajones, carpetas, archivadores y armarios , y para mantenerlo en orden, accesible y organizado es necesario también un gran esfuerzo.

Intenta mantener tu espacio de trabajo organizado utilizando la menor cantidad de papel posible.

11.Date de baja de los correos que no abres regularmente

Ya lo decíamos más arriba, una bandeja de entrada limpia y organizada es importante para organizar el trabajo correctamente. Saca tiempo para darte de baja de todos los correos electrónicos que no abres, eliminarlos para siempre de tu bandeja y empieza a celebrar un pequeño gran paso hacia la organización total.

12. Mejora tu comunicación hablada con el resto de las personas

Hablar puede ayudarte a organizar mejor el trabajo. En lugar de enviar correos electrónicos, usa el teléfono, una app de chat o simplemente camina por el pasillo de tu oficina. Al hacerlo, se reduce la cantidad de emails que recibas y, con ello, te ahorrarás el tiempo que empleas en responderlos.

Eso sí, no abuses. Interrumpir el trabajo de otras personas tampoco está bien. 

13. Haz un break  y tomate un tiempo de descanso 

Hacer una pausas en tu trabajo de cinco minutos mejorará la forma en que organizas el trabajo. Establece un temporizador para tomar el tiempo. Guarda tu material de oficina y arregla tu área de trabajo. Luego, sigue haciendo lo que estabas haciendo.

Después de esta pausa para reordenar, te sentirás mejor y sentirás más motivación para seguir organizandote. 

14. Mantén tu escritorio limpio

Intenta con todas tus fuerzas mantener tu escritorio libre de desorden. Vuelve a guardar por post-it y los clips en el cajón y archiva los documentos que ya no necesites tener encima. 

Antes de terminar tu trabajo laboral, tómate un minuto para ordenar tu escritorio para que no tengas que hacerlo al día siguiente por la mañana.

15. Transforma los tips anterior en una rutina

Es muy probable que te resulte difícil organizar el trabajo la primera vez, pero no te rindas. Practica los tips de esta lista y con el tiempo comenzarás a ver los resultados.

Por supuesto, si algún tip de esta lista no funciona para ti, deja de aplicarlo y prueba otra cosa.

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